Overstappen van VvE beheerder

Wanneer u niet tevreden bent over het beheer van uw VvE door uw huidige beheerder, kan het zinvol zijn om over te stappen naar een andere partij. Omdat het overstappen tussen beheerders vaak een lang en tijdrovend traject is, is het vaak verstandig om eerst met uw huidige beheerder in gesprek te gaan. Vertel daarin wat u denkt dat niet goed gaat, en probeer de situatie samen op te lossen. Komt u er samen niet uit, ga dan pas op zoek naar een nieuwe beheerder.

De vergadering besluit

De vergadering besluit of het beheer van de VvE wordt uitbesteed, en zo ja aan welke partij. Wilt u wisselen van beheerder, dan zal de vergadering hierover moeten beslissen. Hiervoor moet u de voorgenomen wisseling agenderen op de eerstkomende vergadering. Vaak is het goed als een of meerdere leden dit punt voorbereiden, en de andere leden uitleggen waarom het voordelen heeft om van beheerder te wijzigen. Vervolgens kunnen de leden stemmen over het voorgenomen besluit, en als het quorum wordt gehaald en de beslissing positief is krijgt het bestuur de taak om de overstap in gang te zetten. Let er overigens op dat veel beheerders een opzegtermijn hanteren, die u zult moeten ‘uitzitten’ tot u daarwerkelijk afscheid van uw ouder beheerder kunt nemen.

Uiteraard moet u ook een nieuwe beheerder kiezen. Vaak wordt het bovenstaande daarom in twee vergaderingen geregeld: in de eerste vergadering wordt besproken dat men wil wisselen. Als daarvoor voldoende draagvlak blijkt te zijn, wordt na de vergadering gezocht naar een nieuwe beheerder voor de VvE. Als die gevonden is, wordt tijdens de eerstvolgende vergadering besloten om over te stappen naar de beoogde nieuwe beheerder. Na de vergadering moet u de oude beheerder op de hoogte brengen en zorgen dat de activiteiten en fysieke dossierstukken zorgvuldig worden overgedragen van de oude naar de nieuwe partij.

Overstappen is een intensief traject

Als de nieuwe beheerder is gevonden, en de vergadering heeft met meerderheid van stemmen en met voldoende quorum besloten om met de nieuwe beheerder in zee te gaan, dan is het tijd om de daadwerkelijke overstap in gang te zetten. Er moet dan veel worden geregeld: de leveranciers moeten geinformeerd worden,  bewoners moeten op de hoogte worden gebracht van de nieuwe contactgegevens en meldpunten, het archief moet bij de oude beheerder worden opgehaald, enzovoort. In de praktijk ziet men vaak gebeuren dat de overdracht van de oude naar de nieuwe partij niet vlekkeloos verloopt. Wat ook voorkomt is dat het niveau van de dienstverlening van de oude beheerder verlaagt, zodra hij hoort van de plannen van de vereniging om van beheerder te wisselen. En dat levert dan vaak weer extra werk op voor de partij die de werkzaamheden overneemt.

Veel beheerders bieden een overstapservice. Dat betekent dat zij de overdracht van o.a. de archieven en alle andere administratieve handelingen faciliteren. Dat kan handig zijn, maar bedenk u wel dat uw huidige beheerder hieraan zal moeten meewerken.