VvE beheer

Niet iedereen heeft kennis van de technische, administratieve en juridische zaken die nodig zijn om ervoor te zorgen dat de activiteiten binnen de vereniging van eigenaren in goede banen worden geleid. Het beheren van een VvE kost tijd, en niet alle leden hebben daar tijd voor of willen er tijd voor vrij maken. In zulke gevallen kan het uitbesteden van het beheer over de vereniging uitkomst bieden. Daarnaast vinden veel leden het prettig om de zaken en de emoties tussen buren onderling van elkaar te scheiden door te kiezen voor professioneel VvE beheer.

Ook als u kiest voor het aanstellen van een beheerder, zult u nog steeds een aantal zaken zelf moeten doen. Zo moeten de leden minimaal een keer per jaar vergaderen en moet de jaarrekening worden gecontroleerd. Daarnaast is het verstandig om de werkzaamheden van de beheerder van tijd tot tijd te controleren.

Wat kan een beheerder voor uw vereniging doen

De meeste vve beheerders voeren drie taken uit: technisch beheer, administratief beheer, en bestuurstaken. Let op: niet iedere beheerder voert alle van deze drie taken uit. Hoewel de werkzaamheden binnen deze gebieden tussen beheerders onderling van elkaar kunnen verschillen, betekent een en ander in grote lijnen het volgende:

  • Administratief beheer gaat voornamelijk over het innen van de leden bijdragen, het bijhouden van de boekhouding en opstellen van de jaarrekening, het maken van de begroting, en het optreden bij betalingsachterstanden. Veel kleinere beheerders die van huis uit andere administratieve dienstverlening verzorgen, bieden bijvoorbeeld alleen administratief beheer, en dit is tevens de meest gekozen vorm.
  • Technisch beheer ziet onder onder andere toe op het (laten) uitvoeren van periodiek- en ad-hoc onderhoud, het opstellen en bijhouden van het MJOP en het opvragen van offertes.
  • Bestuurstaken omvat onder andere het uivoeren van de beslissingen die zijn genomen door de vergadering. In uiterzonderlijke gevallen kan de beheerder zelfs formeel de rol van bestuurder vervullen.

Technisch beheer

Een professionele beheerder kan helpen om uw complex in goede conditie te houden. In de praktijk gaat dit voornamelijk om het opstellen van het MJOP (meerjaren onderhouds plan) en het zorgen voor een correcte uitvoering van de werkzaamheden die in het plan zijn opgenomen. Overigens zijn technisch beheerders doorgaans geen aannemers: de fysieke werkzaamheden worden doorgaans uitbesteed. Sommige VvE beheerders die technisch beheer aanbieden hebben een 24-uurs service waarmee u 24 uur contact mee kunt opnemen als er acuut onderhoud nodig is, bijvoorbeeld wanneer een ruit stuk gaat. De beheerder kan in zulke gevallen direct voor u optreden.

Beheerder kan ook bestuurder zijn

In sommige gevallen kan de beheerder ook feitelijk het bestuur van de vereniging vormen. Zoals u kunt lezen op de pagina over het bestuur, voert het bestuur de beslissingen van de vergadering uit. Daarnaast heeft het bestuur een zekere verantwoordelijkheid. Als uw vve beheerder deze service biedt, kunt u ervoor kiezen om de beheerder als bestuurder van de vereniging aan te stellen. De meeste beheerders bieden deze service niet aan, maar zullen wel willen adviseren over bestuurlijke aangelegenheden. Daarbij kunt u denken aan wijzigingen in het huishoudelijk reglement of de splitsingsakte, toezicht op juiste besluitvorming tijdens de vergadering (bijvoorbeeld of het quorum wordt gehaald en of er met voldoende meerderheid is gestemd), en toezicht op het uitvoeren van de besluiten van de vergadering.

Kiezen voor een beheerder

Allereerst moet u in kaart brengen welke taken u aan de bestuurder wilt geven. Niet ieder vve beheerder biedt namelijk alle diensten aan. Om de kosten voor de vereniging te drukken, zullen de meeste VvE’s eerst kijken wat ze zelf kunnen en willen doen, en voor de dingen die ze niet zelf kan een beheerder inhuren. Dit kan een verstandige beslissing zijn: uiteraard betaalt de vereniging de bestuurder, en niet alle leden zullen het ermee eens zijn dat dit extra geld kost.

Daarnaast doet u er goed aan om te bedenken waar uw complex behoefte aan heeft. Is de juridische situatie van uw vereniging complex, bijvoorbeeld omdat er verschillende vve’s zijn voor een parkeergarage en de appartementen, en onderling voorzieningen worden gedeeld. In deze gevallen zult u waarschijnlijk kiezen voor een beheerder die expertise heeft in juridische aangelegenheden. Als uw complex bijvoorbeeld een monument is, dan zult u waarschijnlijk kiezen voor een beheerder die gespecialiseerd is in het technisch onderhoud en fiscale aangelegenheden die van toepassing zijn op monumenten.

Lees verder: